Tugas 3 Sistem Teknologi Informasi

 

1.      Bagaimana cara kita dalam membuat sebuah system informasi.

1.      Perencanaan 

    Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan proyek sistem informasi. kalau kita ingin membangun rumah maka kita akan melakukan perencanaan bagaimana pondasinya , bagaimana struktur bangunannya, mau memakai material apa saja, apa warna dindingnya, tak ketinggalakan pula merencanakan anggaran budget yang harus kita keluarkan. begitu pula untuk membangun sistem informasi, sistem informasi apa saja, sistem informasi HRD, Logistik, Finance semuanya harus direncanakan.

    Dalam perencanaan, hampir semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem informasi harus diikutsertakan, mulai manajer proyek (Project Manager) , user, calon pengguna sistem informasi, Busines Process Analyst , Sistem Analyst, Programmer sampai Tester.

    Ada point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun sistem informasi:

a.       Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.

b.      Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek, termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur

c.       Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya yang lain.

d.      Cakupan (Scope) , yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem informasi yang akan dibangun.

e.       Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai perencanaan sampai saat sistem informasi go live.

        Analisa

    Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat analisa (analyst). Analisa adalah menganalisa workflow sistem informasi yang sedang berjalan dan mengindentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai standar tertentu.

    Analisa dilakukan oleh Business Processs Analyst (BPA) yang berpengalaman dan/atau memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa.

Analisa biasanya dilakukan dengan beberapa cara :

a.    Ikut terlibat, BPA ikut terlibat langsung dan mengamati workflow yang sedang dijalankan.

b.    Wawancara, BPA melakukan wawancara kepada user yang menjalankan workflow dalam sistem manajemen.

3.       Desain

    Setelah proses analisa selesai, selanjutnya adalah membuat desain (desgin). Desain adalah langkah yang sangat penting dalam siklus SDLC karena langkah ini menentukan fondasi sistem informasi. kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan proyek.

    Ada 2 jenis desain yang dibuat di langkah ini, yaitu desain proses bisnis dan desain pemrograman.

a.    Desain Proses Bisnis

    Seperti halnya analisa, desain proses bisnis juga dikerjakan oleh BPA. BPA akan mendesain kembali semua workflow agar menjadi lebih efisien dan mengintegrasikannya satu sama lain menjadi satu kesatuan.

    Contoh desain proses bisnis adalah Order to Cash, yaitu mendesain bagaimana workflow dari proses penerimaan order reparasi/service mobil, proses pembagian kerja di tim mekanik hingga proses saat pelanggan melakukan pembayaran di kasir.

b.    Desain Pemrograman

    Desain pemrograman dilakukan oleh Sistem Analis (SA) yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. desain ini akan menjadi pedoman bagi programmer untuk menulis source code. Desain pemrograman meliputi :

1)    Desain database, Mendesain database merupakan tantangan terbesar dalam membangun sistem informasi, yaitu bagaimana menyimpan data dan bagaimana mendapatkan kembali dengan mudah. tidak sembarangan orang yang mendesain database harus paham, Database Management System (DBMS) , relasi database bagaimana membagi database ke beberapa tabel yang saling berkaitan,  Normalisasi database agar database yang dibangun dalam bentuk normal.dsb.

2)       Desain Screen Layout, yaitu tampilan depan layar. desain user-friendly , mudah dipahami, mudah digunakan, navigasi nya jelas. pemilihan warna juga berpengaruh pada nyamannya user menggunakan sistem informasi.

3)        Desain Diagram Proses, yaitu flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu program.

4)     Desain Report Layout, yaitu desain laporan yang dihasilkan dari sistem informasi, bagaimana mengatur text saat laporan diprint dsb.

4.       Pengembangan

    Pekerjaan yang dilakukan di tahap pengembangan (development) adalah pemrograman. Pemrograman adalah pekerjaan menulis program komputer dengan bahasa pemrograman berdasarkan algoritma dan logika tertentu. orangnya disebut Programmer.

    Dalam menulis program, programmer akan berpedoman pada desain yang dibuat oleh System Analyst, misalnya desain database, screen layout, report layout dan  desain diagram proses.

Saran untuk Programmer

a.      Buatlah program flow sesederhana mungkn, demikian pula flow logic nya. Hindari trik-trik pemrograman yang tidak perlu. Hal ini paling sering dilakukan programmer pemula. sebuah program dikatakan baik bila dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan dan program flow atau flow logicnya dapat dengan mudah dimengerti oleh programmer lainnya dan tidak diukur dari berapa jumlah baris source-code nya.

b.         Hindari penggunaan hard code dalam program, yaitu memasukkan kode-kode tertentu yang bersifat absolut sehingga ketika sistem informasi akan diimplementasikan ke anak perusahaan lain, sistem tersebut menjadi tidak bisa digunakan.

c.      Buatlah dokumentasi untuk setiap program yang terdiri atas dokumentasi dalam source code program dan berupa keterangan tentang flow logic program.

d.      Buatlah standarisasi untuk program, misalnya nama program dan gaya penulisan program.

e.     Buatlah library yang berisi kumpulan source  code , baik function, include, subroutine dan lain-lain yang dapat dipakai ulang.

f.     Biasakan meletekkan source code di flow logic yang sesuai, misalnya perintah untuk mencari data diletakkan di flow logic data retrieval.

g.     Jangan mulai menulis program sebelum program flow dan seluruh flow logic-nya dimengerti 

5.       Testing

    Tak ada gading yang tak retak, sebuah peribahasa yang berarti tidak ada yang sempurna di dunia ini.Hal ini berlaku juga pada sistem informasi buatan manusia. oleh sebab itu, perlu suatu proses untuk menguji mutu sistem informasi . proses ini lazim disebut testing.

    Testing adalah proses yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian hasil sebuah sistem informasi dengan hasil yang diharapkan. ketidaksesuaian tersebut dapat berupa penyimpangan dari yang seharusnya(discrepancies) atau kesalahan proses (bug). Discrepancies disebabkan oleh perencanaan, analisa, dan desain yang tidak berjalan dengan baik, sedangkan bug disebabkan oleh pengembangan yang tidak benar. semakin besar dan kompleks sebuah sistem informasi , semakin besar pula kemungkinan memiliki discrepancies dan bug.

6.       Implementasi

    Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama.

Proses Implementasi :

a. Memberitahu user

b. Melatih user

c. Memasang sistem (install system)

d. Entri/Konversi data

e. Siapkan user ID 

7.       Pengoperasian dan Pemeliharaan

    Langkah Paling akhir adalah pengoperasian dan pemeliharaan.  selama sistem informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaa rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi, antara lain :

a. System Maintenance

    System Maintenance adalah pemeliharaan sistem informasi, baik dari segi hardware maupun software. System maintenance diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

b. Backup & Recovery

    Sistem informasi yang baik harus mempunyai perencanaan backup dan recovery. Sistem informasi yang sedang beroperasi sewaktu-waktu dapat terganggu, misalnya oleh kerusakan perangkat keras (hardware), serangan virus, atau bencana alam.

    Backup adalah kegiatan membuat duplikat program aplikasi dan database dari production Environtment ke dalam media lain seperti tape dan CD, sedangkan recovery adalah kebalikan dari backup, yaitu mengembalikan program aplikasi dan DBMS sebuah sistem informasi yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil backup.

c. Data Archive

    Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam database di harddisk disebut data on-line. seiring dengan berjalannnya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga dapat menyebabkan harddisk penuh dan menurunkan kinerja DBMS.

    Untuk itu dalam jangka waktu tertentu data-data tersebut perlu di-archive. Data Archive adalah proses mengekstraksi data dari database dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD yang disebut data off-line .

2.  Perangkat apa saja yang dibutuhkan dalam membuat sistem informasi dan jelaskan keguanaan masing-masing perangkat

1.      Perangkat keras

    Perangkat keras atau hardware merupakan sebuah teknologi yang berbentuk fisik pada sistem informasi. Perangkat keras pada sistem informasi bisa berukuran sangat kecil yang muat di saku baju. Namun, ada juga yang sangat besar hingga memenuhi gedung.

    Perangkat keras sistem informasi yang biasa kita temui adalah keyboard, drive disk eksternal, dan router. Perangkat keras ini digunakan untuk input, output, dan pemrosesan pada sistem informasi.

    Setiap organisasi menggunakan struktur perangkat keras yang berbeda-beda. Saat ini, beberapa organisasi telah menggunakan sensor yang akan berinteraksi dengan komputer.

    Sensor akan menerjemahkan keadaan di sekitarnya, seperti panas, cahaya, dan lainnya.

2.      Perangkat Lunak

    Perangkat lunak merupakan komponen utama sistem informasi yang berfungsi untuk menerjemahkan kerja perangkat keras. Perangkat lunak pada sistem informasi mencakup seperangkat instruksi yang digunakan untuk memproses informasi.

    Perangkat lunak terbagi menjadi dua jenis, yaitu perangkat lunak aplikasi dan perangkat lunak sistem. Perangkat lunak aplikasi dibuat untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, seperti membuat dokumen dan spreadsheet, serta mendesain website.

    Sedangkan untuk perangkat lunak, sistem seperti yang kita sering dengar adalah iOS, Windows, dan Linux.

3.      Jaringan Telekomunikasi

    Komponen dalam sistem informasi yang satu ini akan menghubungkan beberapa perangkat keras dan membentuk suatu jaringan. Koneksi yang digunakan jaringan telekomunikasi bisa melalui kabel atau nirkabel.

    Jaringan yang menggunakan kabel adalah serat optik atau kabel Ethernet dan jaringan nirkabel WiFi. Jaringan telekomunikasi pada sistem informasi menggunakan internet, ekstranet, maupun internet.

    Jaringan telekomunikasi ini dirancang dengan tujuan menyatukan komputer pada area tertentu, seperti kantor dan sekolah. Kantor dan sekolah menggunakan LAN (Local Area Network).

    Jika areanya lebih luas dan perangkat komputer lebih tersebar, jaringan menggunakan WAN (Wide Area Network).

    Jaringan telekomunikasi terdiri dari perangkat lunak (sistem operasi, server data, server web, dan server aplikasi) dan perangkat keras (router dan kabel).

4.      Basis Data

    Basis data merupakan tempat di mana seluruh data terkumpul dalam bentuk apa pun yang dibutuhkan oleh organisasi pengguna sistem informasi.

    Perangkat lunak basis data digunakan untuk akses yang efisien untuk data yang diperlukan dan mengelola data-data tersebut.

    Basis data ini biasa disebut dengan gudang data. Basis data sangat penting pada komponen dasar sistem informasi, karena di situlah tempat seluruh data terkumpul dan dianalisis.

    Saat ini, muncul istilah "big data" yang menjadi sebuah kiasan untuk jumlah data yang sangat besar.

5.      Manusia

    Contoh komponen sistem informasi yang paling penting adalah manusia. Siapa yang akan menjalankan suatu sistem informasi jika bukan manusia?

    Namun, manusia di sini adalah mereka yang mumpuni untuk menjalankan sistem informasi dengan berbagai prosedur yang telah mereka pelajari.

    Jadi, mereka dapat mengubah data dalam database yang selanjutnya dianalisis apa yang telah terjadi di masa lalu. Kemudian, digunakan sebagai pembelajaran di masa depan.

    Komponen teknologi sistem informasi ini adalah para operator komputer, pemrograman, dan analis sistem. Artinya, sistem informasi dapat digunakan sebagai semestinya dan memberikan manfaat bagi pengguna lainnya.

3.      Bagaimana cara Menyimpan, Mengolah dan Menyebarkan Informasi

a.       Menangkap (Capture)

    Menangkap disini dapat diartikan sebagai menginput. Misalnya, menerima inputan dari mic, keyboard, scanner, dan lain sebagainya. Fitur Capturing mungkin juga sudah tidak asing ketika Anda memakainya untuk menyimpan informasi tertentu.

b.      Fungsi Teknologi Informasi sebagai Pengolah (Processing)

    Fungsi teknologi informasi ini mengkompilasikan catatan rinci aktivitas, misalnya menerima input dari keyboard, scanner, mic dan sebagainya. Dengan adanya Processing Anda akan lebih mudah mengolah file maupun data Anda.

c.    Mengolah atau memproses data masukan yang diterima untuk menjadi informasi.

    Pengolahan atau pemrosesan data dapat berupa konversi (pengubahan data ke bentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi. Dengan Adanya Fungsi ini pasti akan lebih memudahkan User

d.      Fungsi Teknologi Informasi sebagai Menghasilkan (Generating)

    Fungsi generating adalah dimana teknologi berperan sebagai alat untuk mengorganisasikan suatu informasi ke dalam sebuah bentuk yang lebih terarah dan mudah dipahami. Contoh sederhananya adalah grafik dan table.

e.       Fungsi Teknologi Informasi sebagai Penyimpan (storage)

    Fungsi teknologi informasi ini merekam atau menyimpan data dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya. Misalnya saja disimpan ke harddisk, tape, disket, CD (compact disc) dan sebagainya.

f.        Fungsi Teknologi Informasi sebagai Pencari Kembali (Retrieval)

    Fungsi teknologi informasi ini menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin data dan informasi yang sudah tersimpan, misalnya mencari supplier yang sudah lunas dan sebagainya. Adakalanya data yang tersimpan sulit untuk ditemukan karena terlalu penuh dengan adanya fungsi ini dapat memudahkan user serta menghemat waktu juga.

g.      Fungsi Teknologi Informasi sebagai Transmisi (Transmission)

    Fungsi teknologi informasi ini mengirim data dan informasi dari suatu lokasi lain melalui jaringan komputer. Misalnya saja mengirimkan data penjualan dari user A ke user lainnya. Sehingga kita tidak perlu menyalin satu persatu cukup dengan saling sharing saja.

 

 

 

 

 

 

 

Share this post